ثبت شرکت در هلند برای استارتاپ ویزا؛ KVK، BV یا Eenmanszaak؟

در پرونده استارتاپ ویزای هلند، شرکت شما فقط یک ایده روی کاغذ نیست. IND می‌خواهد کسب‌وکار در اتاق بازرگانی هلند، یعنی KVK، ثبت شده باشد. همین شرط سؤال‌های زیادی ایجاد می‌کند: کدام ساختار حقوقی؟ چه زمانی؟ با چه هزینه‌ای؟

این راهنما برای کارآفرین ایرانی نوشته شده که می‌خواهد ثبت شرکت را درست و بی‌دردسر انجام دهد و در سال دوم، هنگام تبدیل اقامت، با مشکل روبه‌رو نشود.

آخرین به‌روزرسانی: ۲ مهر ۱۴۰۵ (۲۴ سپتامبر ۲۰۲۶)

چرا ثبت در KVK برای استارتاپ ویزا اهمیت دارد؟

KVK مرجع ثبت همه کسب‌وکارهای هلند است. هرکس به‌طور مستقل کالا یا خدمتی با هدف سود ارائه دهد، باید آنجا ثبت شود. در فرم درخواست استارتاپ ویزا هم جایی برای شماره KVK متقاضی و تسهیلگر در نظر گرفته شده است.

ثبت در KVK سه نتیجه مهم دارد. کسب‌وکار شما رسماً وجود پیدا می‌کند. اطلاعاتتان خودکار به اداره مالیات هلند (Belastingdienst) می‌رسد. سابقه فعالیت هم از همین تاریخ شروع می‌شود، سابقه‌ای که در تبدیل Startup Visa به اقامت Self-Employed به کارتان می‌آید.

Eenmanszaak یا BV: کدام ساختار برای شما مناسب است؟

انتخاب ساختار حقوقی روی مالیات، مسئولیت شخصی، هزینه و حتی نگاه سرمایه‌گذار اثر دارد. مقایسه زیر تفاوت‌های اصلی را نشان می‌دهد:

برای بنیان‌گذار تنهایی که هنوز درآمد ندارد، Eenmanszaak ساده‌تر و ارزان‌تر است. تیمی که چند هم‌بنیان‌گذار دارد یا از روز اول با سرمایه‌گذار مذاکره می‌کند، با BV راحت‌تر جلو می‌رود؛ تقسیم سهام در BV شفاف است و سرمایه‌گذاران هلندی به این ساختار عادت دارند.

یک نکته مالیاتی هم در انتخاب BV نقش دارد. اگر قصد دارید نیروی متخصص خارجی استخدام کنید یا خودتان به‌عنوان کارمند شرکت حقوق بگیرید، شرایط مزیت مالیاتی ۳۰٪ Ruling فقط در قالب رابطه کارفرما و کارمند مطرح می‌شود.

پیش‌نیازهای ثبت شرکت برای متقاضی غیراروپایی

طبق راهنمای Business.gov.nl درباره ثبت در KVK، شهروند خارج از اتحادیه اروپا پیش از ثبت به این موارد نیاز دارد:

• اجازه اقامت معتبر یا استارتاپ ویزا
• شماره شهروندی هلند (BSN)
• نشانی در هلند، خانه خودتان یا محل کسب‌وکار با رضایت کتبی مالک
• نام تجاری که با کسب‌وکار دیگری تداخل نداشته باشد
• مدرک شناسایی معتبر برای جلسه حضوری در دفتر KVK

BSN بعد از ثبت نشانی در شهرداری صادر می‌شود. پس ترتیب کار برای کسی که از ایران می‌آید روشن است: ورود با MVV، ثبت نشانی و دریافت BSN، و بعد نهایی کردن ثبت در KVK. مراحل ورود در راهنمای MVV هلند برای ایرانیان آمده است.

تسهیلگر هم باید در KVK ثبت باشد

این شرط از چشم خیلی‌ها پنهان می‌ماند. تسهیلگر شما، به‌عنوان یک نهاد فعال در هلند، باید شماره KVK داشته باشد. پیش از امضای قرارداد، شماره KVK تسهیلگر از سامانه جست‌وجوی KVK قابل استعلام است. راهنمای پیدا کردن فسیلیتور معتبر نشانه‌های دیگر اعتبار تسهیلگر را هم فهرست کرده است.

مراحل ثبت Eenmanszaak قدم‌به‌قدم

1. بررسی نام تجاری: با ابزار Name Check سایت KVK مطمئن شوید نام انتخابی آزاد است.
2. انتخاب کد فعالیت (SBI): این کد نوع فعالیت شما را مشخص می‌کند و روی مالیات و آمار اثر دارد.
3. تکمیل فرم آنلاین: اطلاعات شخصی، نشانی و شرح فعالیت وارد می‌شود.
4. رزرو وقت حضوری: برای شهروندان غیراروپایی حضور در دفتر KVK با مدرک شناسایی لازم است.
5. پرداخت هزینه: صورت‌حساب ۸۵٫۱۵ یورویی بعد از جلسه ایمیل می‌شود و پرداخت نقدی پذیرفته نیست.
6. دریافت شماره KVK: همان روز صادر می‌شود و شماره مالیات بر ارزش افزوده (BTW) کمی بعد از طرف اداره مالیات می‌رسد.

انتخاب کد SBI دقت می‌خواهد. کدی که فعالیت نرم‌افزاری یا فناورانه شما را درست توصیف کند، با شرح نوآوری در بیزینس‌پلن هم‌خوان است و بعدها در تبدیل اقامت سؤالی ایجاد نمی‌کند. اگر فعالیت شما چند حوزه را پوشش می‌دهد، ثبت یک کد اصلی و چند کد فرعی امکان‌پذیر است.

زمان‌بندی ثبت هم قاعده دارد. KVK اجازه می‌دهد ثبت حداکثر یک هفته پس از شروع فعالیت یا کمی زودتر از آن انجام شود.

مراحل ثبت BV

BV مسیر رسمی‌تری دارد. شما با یک Notaris اساسنامه شرکت را تنظیم می‌کنید و محضردار، ثبت در KVK را به‌جای شما انجام می‌دهد. حداقل سرمایه قانونی برای BV تقریباً صفر است و با یک سنت هم امکان تأسیس وجود دارد، ولی حساب بانکی شرکت و ثبت سهامداران باید از ابتدا منظم باشد.

برای تیم ایرانی، شفافیت سهامداران اهمیت بیشتری دارد. بانک‌ها و محضرها سهامداران ساکن ایران را با دقت بیشتری بررسی می‌کنند. بخش ویژه این موضوع در مقاله حساب بانکی و انتقال پول برای ایرانیان در هلند آمده است.

هزینه‌های ثبت و نگهداری شرکت در سال اول

هزینه ثبت فقط شروع ماجراست. در بودجه سال اول این موارد را هم ببینید:

• هزینه حسابدار برای اظهارنامه‌های فصلی BTW و اظهارنامه سالانه
• کارمزد حساب بانکی تجاری
• بیمه مسئولیت حرفه‌ای، اگر نوع فعالیت اقتضا کند
• هزینه محضر برای تغییرات بعدی در BV، مثل ورود سهامدار جدید

جمع‌بندی کامل این اعداد کنار هزینه زندگی و فی رسمی IND در مقاله هزینه‌های استارتاپ ویزای هلند ۲۰۲۶ آمده است.

مالیات و BTW در سال اول

ثبت در KVK یعنی ورود به نظام مالیاتی هلند. اداره مالیات پس از ثبت، شماره BTW (مالیات بر ارزش افزوده) صادر می‌کند و از آن به بعد اظهارنامه BTW هر فصل ارسال می‌شود، حتی در فصلی که هیچ فروشی نداشته‌اید.

نرخ استاندارد BTW در هلند ۲۱ درصد است. برای برخی کالاها و خدمات، نرخ کاهش‌یافته ۹ درصد اعمال می‌شود.

در Eenmanszaak، سود کسب‌وکار در اظهارنامه مالیات بر درآمد شخصی اعلام می‌شود. برخی معافیت‌های کارآفرینی، مثل کسر مالیاتی ویژه خوداشتغالان (zelfstandigenaftrek)، فقط با رسیدن به حداقل ساعت کار سالانه به شما تعلق می‌گیرد. BV حساب جداگانه‌ای دارد: شرکت مالیات بر سود می‌پردازد و مدیر-سهامدار برای حقوق خودش مالیات جدا.

یک توصیه عملی: از ماه اول با حسابداری آشنا به کسب‌وکارهای نوپا کار کنید. هزینه این همکاری در برابر جریمه دیرکرد اظهارنامه ناچیز است.

نشانی کسب‌وکار؛ خانه، فضای کار اشتراکی یا دفتر؟

KVK یک نشانی واقعی در هلند می‌خواهد. سه گزینه پیش روی بنیان‌گذار تازه‌وارد است.

نشانی منزل ارزان‌ترین انتخاب است، به شرط رضایت کتبی صاحبخانه. استفاده تجاری از خانه در برخی قراردادهای اجاره ممنوع شده؛ پیش از ثبت، متن قرارداد بررسی شود. اگر خانه مشترک اجاره کرده‌اید، مقاله همخونه‌یابی در هلند نکات مفیدی درباره قرارداد دارد.

فضای کار اشتراکی (Coworking) علاوه بر نشانی، فرصت شبکه‌سازی هم فراهم می‌کند. برخی شتاب‌دهنده‌ها و تسهیلگرها هم در همین فضاها مستقرند.

دفتر مستقل برای تیم چندنفره منطقی است. در سال اول، هزینه ثابت آن بار سنگینی روی بودجه می‌گذارد.

اشتباهاتی که در ثبت شرکت گران تمام می‌شوند

ثبت با کد فعالیت نامرتبط. اگر کد SBI با فعالیت نوآورانه‌ای که در بیزینس‌پلن نوشته‌اید هم‌خوانی نداشته باشد، در بررسی بعدی سؤال ایجاد می‌کند.

نشانی مجازی بدون اجازه کتبی. استفاده از نشانی دیگران بدون رضایت‌نامه، ثبت را با مشکل روبه‌رو می‌کند.

انتخاب BV فقط به دلیل اعتبار ظاهری. برای بنیان‌گذاری که درآمد ندارد، هزینه‌های حسابداری BV می‌تواند سنگین باشد. تغییر از Eenmanszaak به BV در آینده هم ممکن است.

جدا نکردن حساب شخصی و تجاری. این اشتباه در سال دوم، وقتی باید درآمد کسب‌وکار را برای اقامت خوداشتغالی ثابت کنید، دردسرساز می‌شود.

بقیه خطاهای رایج مسیر در اشتباهات رایج در درخواست استارتاپ ویزای هلند بررسی شده‌اند.

ثبت شرکت و مسیر سال دوم

استارتاپ ویزا حداکثر یک سال اعتبار دارد و ادامه اقامت از مسیر خوداشتغالی می‌گذرد. در آن مرحله، ثبت فعال در KVK شرط است و سابقه مالی شرکت نشان می‌دهد کسب‌وکار واقعی بوده است. شرکتی که از روز اول حساب‌وکتاب منظم دارد، در این مرحله برگ برنده دارد.

تصویر کامل شروط اقامت، از نوآوری تا تمکن مالی، در راهنمای جامع استارت آپ ویزای هلند آمده است. برای انتخاب ساختار مناسب و هماهنگی ثبت شرکت با پرونده اقامت، از خدمات ویزای استارتاپی هلند در بیلبیلک کمک بگیرید.

سوالات متداول ثبت شرکت در هلند برای استارتاپ

هزینه ثبت شرکت در KVK در سال ۲۰۲۶ چقدر است؟

هزینه یک‌باره ثبت در KVK، ۸۵٫۱۵ یورو است. برای BV، هزینه دفتر اسناد رسمی بین ۵۰۰ تا ۱۵۰۰ یورو هم اضافه می‌شود.

آیا بدون BSN می‌توان در KVK ثبت کرد؟

شهروند غیراروپایی برای ثبت به اجازه اقامت معتبر یا استارتاپ ویزا و BSN نیاز دارد. BSN بعد از ثبت نشانی در شهرداری هلند صادر می‌شود.

برای استارتاپ ویزا Eenmanszaak بهتر است یا BV؟

برای بنیان‌گذار تنها و بدون درآمد اولیه، Eenmanszaak ساده‌تر و ارزان‌تر است. تیم چندنفره یا استارتاپی که دنبال جذب سرمایه است، با BV راحت‌تر کار می‌کند.

آیا تسهیلگر هم باید در KVK ثبت باشد؟

بله. در فرم درخواست استارتاپ ویزا، شماره KVK متقاضی و تسهیلگر هر دو خواسته می‌شود.

حداقل سرمایه برای ثبت BV در هلند چقدر است؟

حداقل سرمایه قانونی BV تقریباً صفر است و با یک سنت هم قابل تأسیس است. هزینه اصلی، هزینه محضر و نگهداری حساب‌هاست.

آیا بعد از ثبت در KVK باید اظهارنامه BTW بدهیم؟

بله. اداره مالیات بعد از ثبت، شماره BTW صادر می‌کند و اظهارنامه BTW هر فصل ارسال می‌شود، حتی اگر در آن فصل فروشی نداشته باشید.